極東開発工業様の業務改善についてご相談を受け、AIを活用した社内FAQの導入をご提案いたしました。営業の情報検索を効率化し、技術部門の負担も軽減。その導入メリットについて、打ち合わせの様子とともにご紹介します。

登場人物

👤 Mさん（K社・営業企画部）

👤 佐藤 林太郎（AI活用コンサルタント）

シーン：K社の業務効率化について打ち合わせ

📌 1. 営業の「情報探し」に時間がかかる問題

👤 Mさん「佐藤さん、営業の情報探しに時間がかかって困ってるんです。」

👤 佐藤「どんな場面で困りますか？」

👤 Mさん「例えば、お客さんから『この製品の仕様変更はいつから？、この製品は使えるの？』と聞かれても、どこに最新情報があるのか分からないんです。」

👤 佐藤「なるほど。それで調べるのに時間がかかんですか？」

👤 Mさん「そうなんです。結局、技術部門や設計部門に聞かないと分からなくて、1日かかることもあります。」

👤 佐藤「技術部門も忙しいから、すぐに答えられないですよね。」

👤 Mさん「そうなんです。それに、仕様変更の履歴がバラバラに管理されていて、検索しても古いデータが出てきたり…。」

👤 佐藤「それは営業にとってストレスですね。でも、それAIを活用したFAQで解決できますよ。」

📌 2. AI FAQって何？

👤 Mさん「社内FAQって、いわゆる『よくある質問集』ですよね？」

👤 佐藤「そうですが、AIを活用するともっと便利になります。」

👤 Mさん「AIを使うと何が変わるんですか？」

👤 佐藤「例えば、営業が『この部品は他のモデルにも使える？』と質問すると、AIが過去の仕様書や技術情報を整理して、最適な答えを出してくれます。」

👤 Mさん「営業がいちいち技術部門に聞かなくても済むってこと？」

👤 佐藤「そうです。それに、AIは学習するので、使えば使うほど回答の精度が上がります。」

👤 Mさん「なるほど。それなら、新人でもすぐに必要な情報にアクセスできますね。」

📌 3. AI FAQを導入するメリット

👤 佐藤「AI FAQを導入すると、こんなメリットがあります。」

✅ 営業の情報検索時間を大幅に短縮（問い合わせの時間を削減）

✅ 技術部門の負担軽減（同じ質問が何度も来るのを防ぐ）

✅ ベテランの知識を資産化（経験者のノウハウを可視化）

✅ 情報が一元化され、正しいデータにすぐアクセス可能

👤 Mさん「技術部門の負担が減るのはありがたいですね。」

👤 佐藤「はい。営業がFAQで解決できると、技術部門は本来の業務に集中できます。」

👤 Mさん「それに、ベテラン社員の知識を残せるのは大きいですね。」

👤 佐藤「そうです。退職してもノウハウが失われません。」

📌 4. AI FAQの導入ステップ

👤 Mさん「具体的に、どうやって導入するんですか？」

👤 佐藤「3つのステップで進めます。」

✅ ステップ①：よくある質問を整理

→ 仕様変更、部品適合、見積もりなど、営業がよく聞く質問をリストアップ

✅ ステップ②：AIにデータを学習させる

→ 過去の技術資料や問い合わせ履歴をAIに登録

✅ ステップ③：実際に使って改善していく

→ 営業・技術部門が試しに使いながら、FAQを更新

👤 Mさん「意外とシンプルですね！」

👤 佐藤「そうなんです。まずは小規模に始めて、徐々に拡大するのがオススメです。」

📌 5. 極東開発工業にAI FAQを導入する意義

👤 Mさん「営業だけじゃなくて、技術部門や製造部門にも役立ちそうですね。」

👤 佐藤「はい。例えば…」

🔹 技術部門なら、仕様変更の履歴管理が簡単に

🔹 製造部門なら、部品の適合可否を即座に判断できる

🔹 営業なら、見積もり作成や顧客対応がスピードアップ

👤 Mさん「これは一度、社内で検討する価値がありますね。」

👤 佐藤「そうですね。まずはテスト導入して、効果を実感してもらうのが良いと思います。」

👤 Mさん「佐藤さん、今日はありがとうございました！社内で話してみます！」

👤 佐藤「こちらこそ！導入の際はぜひお手伝いします！」

🔹まとめ

✅ AI FAQを導入すると、情報検索の時間を短縮できる！

✅ 技術部門の負担を減らし、営業が迅速に対応できる！

✅ ベテランの知識を資産化し、新人でもスムーズに業務ができる。